PROCESO ADMNISTRATIVO

¿Qué es el Proceso Administrativo?

Es el conjunto de etapas o pasos, a través de las cuales se efectúa la administración, que se  interrelacionan  y forman un proceso integral.

Se divide en 4 etapas:

• Planeación
• Organización
• Dirección
• Control

PLANEACIÓN

PLANEACIÓN

Es el primer paso antes de realizar cualquier acción administrativa.

 La podríamos definir como:

“La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro."

ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN:

Ya que la planeación es un punto de partida y directriz primordial de toda actividad administrativa, está integrada por los siguientes elementos:

IMPORTANCIA

A través de esta podemos prevenir las contingencias o cambios que nos puede deparar el futuro ya que podemos establecer medidas necesarias para afrontarlos.

• Planear nos da dirección: nos indica el camino correcto que debemos seguir para lograr lo que nos proponemos y está amplia mente relacionado con la programación. 

• Nos ayuda a controlar los riesgos: nos indicará por dónde debemos caminar y que situaciones tendrán un impacto negativo y pongan en peligro su ejecución. 
• Sera una manera de motivarnos: permitiendo visualizar cambios manteniendo una mentalidad futurista teniendo mas visión del porvenir, y un afán de lograr y mejorar las cosas. 
• Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa. 

ORGANIZACIÓN

ORGANIZACIÓN.

En esta etapa, se lleva a cabo el ordenamiento y coordinar los recursos disponibles como el recurso humano, financiero, materiales.

Consiste en definir las actividades laborales para alcanzar las metas fijadas.

Elementos de la Organización.

1.     Estructura: dar al grupo de personas una organización, estableciendo  la disposición y la correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.

2.     Sistematización: Todas las actividades y recursos de la empresa, deben coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

3.     Agrupación  y asignación de actividades y responsabilidades: organizar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización. 

4.     Jerarquía: establecer niveles de autoridad y responsabilidades dentro de la empresa.

5.     Simplificación de funciones: establecer métodos sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible

Consiste en el diseño y determinación de las estructuras procesos y responsabilidades, así como el establecimiento de métodos y la aplicación de técnicas para simplificar el trabajo. 

• División del trabajo: es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con mayor precisión, eficiencia y perfeccionamiento en el trabajo.

Para dividir el trabajo es necesario seguir las siguientes etapas: 

1. Jerarquización: es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.

2.     Departamentalización: se logra mediante una división orgánica que permite a la empresa desempeñar con eficiencia sus diversas actividades. 

a.) Secuencia de la departamentalización. 

• Listar todas las funciones de la empresa 
• Clasificarlas.             
• Agruparlas según un orden jerárquico 
• Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos. 
• Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidades entre las funciones y los puestos.
• Establecer líneas de comunicación e interrelación, entre los departamentos.         
• El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa, y de las funciones involucradas.   

b.)   Tipos de departamentalización: de acuerdo con la situación específica de cada empresa, es posible aplicar diversos tipos de departamentalización.

Coordinación: Armonizar y sincronizar las actividades para facilitar el trabajo del grupo.      

IMPORTANCIA 

• Es de carácter continuo.
• Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos.
• Suministra los métodos para el desempeño eficiente de los trabajadores.
• Evita la ineficiencia y la lentitud en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

DIRECCIÓN

DIRECCIÓN 

Es también llamada ejecución, comando o liderazgo. 

Comprende la influencia interpersonal  del administrador a través de la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la organización mediante la supervisión, la comunicación y la motivación.

ELEMENTOS DE LA DIRECCIÓN.

SE PONE A TRABAJAR AL PERSONAL.

• Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
• Motivación
• Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados
• Comunicación
• Supervisión
• Alcanzar las metas de la organización.

Con los anteriores elementos es posible definir a la dirección como:

La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión.

Toma de decisiones.

Es la elección de un curso de acción entre varias alternativas.

• Integración: Comprende la función a través de la cual el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. Se establecen reglas y parámetros para lograr efectividad en la integración.

• Motivación: Es la labor más importante de la dirección, a la vez que la más compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares o patrones esperados.

• Comunicación: Es el proceso a través del cual se trasmite y recibe información en un grupo social.

1.   Comunicación Formal: Se origina en la estructura formal de la organización y fluye a través de los canales organizacionales. Ejemplo: Correspondencia, manuales, órdenes, etc. 

2.   Comunicación Informal: Surge de los grupos informales de la organización y no sigue los canales formales, aunque se puede referir a la organización. Ejemplo: chismes, comentarios, opiniones, etc.

• Liderazgo y Supervisión: Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente.

IMPORTANCIA.

• Pones en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.
• Permite lograr conductas deseables en los miembros de la empresa.
• La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.
• Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.
• A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

CONTROL

CONTROL

Podemos definir el control como

“la función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional.”

ELEMENTOS:

RELACIÓN CON LO PLANEADO: verificar si lo planeado se ejecutó.

MEDICIÓN: es imprescindible medir y cuantificar resultados, para los cuales deben responder  a estándares preestablecidos.
 
DETECCIÓN DE DESVIACIONES: identificar las diferencias entre lo planeado y ejecutado.
 
ESTABLECER MEDIDAS CORRECTIVAS: para prever y corregir  diferencias. Están determinan cambios que se requieren para continuar con los procesos.
 

Tipos de control:

Control preliminar: incluyen todos los esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados actuales concuerden favorablemente con los resultados planificados. 

Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el trabajo de sus subordinados; la dirección se refiere a las actividades del gerente cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los subordinados para asegurarse de que se realiza adecuadamente.

Control de retroalimentación: La característica definitiva de los métodos de control retroalimentativos consiste en que éstos destacan los resultados históricos como base para corregir las acciones futuras; por ejemplo, los estados financieros de una empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados históricos y determinar cuales son los cambios que deberían hacerse en la adquisición de recursos futuros o actividades operativas.

 “La aplicación de un control en las organizaciones busca atender dos finalidades principales: Corregir fallas o errores existentes y prevenir nuevas fallas o errores de los procesos.”

IMPORTANCIA

v  Solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.

v  Se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.

v  Cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de información pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de planeación.